¿Cómo prevenir que los usuarios envíen correos fuera de la organización?

Puede haber situaciones en las que sea necesario bloquear el flujo de correo fuera de una organización para usuarios o grupos de usuarios específicos. Veamos cómo puede usar las reglas de flujo de correo de Exchange Online para evitar que los usuarios de Microsoft 365 envíen correos electrónicos a destinatarios externos.

Bloqueo de envió de correos fuera de la organización Microsoft 365

1. Para restringir a todos los usuarios (o específicos) a enviar solo correos electrónicos internos y bloquear sus correos electrónicos cuando se envían a destinatarios externos, siga los pasos a continuación:

2. Inicie sesión en su portal de Office 365, luego vaya al centro de administración de Microsoft 365 haciendo clic en la aplicación Admin.

3. En Admin centers da, click Exchange.

4. En el Exchange admin center, da click en mail flow y después rules. Usando el símbolo de mas, agrega una nueva regla.

5. En la ventana de nueva regla, selecciona Apply this rule if para seleccionar la regla que se aplicara y selecciona The recipient is located > Outside the organization.

6. Si no desea que la regla se aplique a todos los usuarios, puede agregar otra condición que limite su alcance. Para esto da click en More options en la parte inferior de la ventana, y da click en botón add condition (el botón aparece una vez que haya habilitado más opciones). Por ejemplo, puede agregar un grupo de usuarios seleccionado para que solo sus miembros no puedan enviar correos electrónicos fuera de la organización.

7. Lo siguiente en el apartado de Do the following, selecciona Block the message > reject the message and include an explanation.

8. Proporcione una breve explicación y el por qué el correo electrónico está bloqueado. Los usuarios recibirán esta explicación junto con un mensaje NDR después de intentar enviar un correo electrónico fuera de la organización. También puede optar por no notificar a nadie y simplemente eliminar el mensaje (seleccionando la opción delete the message without notifying anyone).

9. Guarde los cambios a la regla y pruebe si funciona como se esperaba. Tenga en cuenta que pueden pasar hasta 30 minutos antes de que entren en vigor los cambios en la regla.

Eso es. Ahora, si los usuarios incluidos en esta regla intentan enviar correos electrónicos fuera de la organización de Office 365, estos mensajes serán rechazados y los remitentes recibirán la notificación de que su correo electrónico fue bloqueado.